Онлайн-школа с запросом автоматизации бизнес-процессов и учёта.
Сотрудники работают дистанционно и офлайн. Проект рос, развивался, появились региональные представительства. Нагрузка на менеджеров увеличивалась. Приходилось думать о том, чтобы увеличивать штат для рутинных процессов учёта и обработки информации.
Предложили систему Финдир.
Система создавалась под финансовую информацию. В ней удобно считать затраты и результат каждого проекта. Одновременно отслеживалась аналитика, материалы, услуги. Это избавляло экономистов от скрупулёзных рутинных расчётов. Например, система позволяла сделать следующее. От сотрудников поступали заявки снабженцам, а те формировали в общем реестре заявки на оплату. В системе выбирали, к какому проекту относится заявка. А общий реестр заявок пополнялся счетами на оплату от снабженцев. После согласования руководства они переходили на оплату. Затем по факту оплаты поступала информация, что заявка оплачена, можете забирать.
Для внедрения в онлайн-школу нужно было внести ряд доработок.
1. Раздел для работы со студентами. Онлайн-школа использует платформу GetCourse, где о студенте есть минимум информации. Обычно она ограничивается именем и номером телефона. Чтобы заключить договор и по факту обучения выдать диплом нужна подробная информация о студентах и сканы документов. Специально для этого в Финдир добавили возможность импортировать данные студентов из GetCourse. Проходя через электронный адрес, каждый студент получает анкету, в которой заполняет все данные и прикрепляет документы. Мы добавили в систему шаблоны договоров. Теперь на основе анкеты студента система формируют индивидуальный договор.
3. Работу с преподавателями. У онлайн-школ есть пул учителей, спикеров, которые после вебинаров должны выставить акт выполненных работ. Это всегда вызывало сложности, вопросы, была разница в оформлении документов. Теперь с обновлённой программой менеджеру легко вносить информацию о проведённых вебинарах, которые можно группировать и формировать акты выполненных работ. А затем в виде заявки отправлять на оплату.
4. Автоматизация работы с офлайн-мероприятиями в региональных представительствах. Возможность оповещения о мероприятиях и регистрацию участников.
5. Приложение для участников офлайн-мероприятий, где отражалась информация о мероприятии, тесты и сертификаты по прохождению. Студенты могли оставить отзыв о школе, мероприятии.
Онлайн-школа получила инструмент, который облегчает ведение рутинных дел: запись студентов, посетителей, участников, выписка сертификатов о прохождении курсов, гайды разного рода.
По прошествии года работы школа отмечает такие результаты
Автоматизирован документооборот, упорядочены процессы, прозрачность учёта.
Выросла эффективность менеджеров.
Система дала прозрачность – стратегическое преимущество, когда у руководства есть реальная картина всей ситуации.